E-Arşiv Nedir?

E-Arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan dijital faturadır. E-Arşiv uygulaması, e-Fatura kullanıcısı olmayan mükelleflere ve son kullanıcılara kesilen faturaların elektronik ortamda düzenlenmesini sağlar.

Bu sistemde, faturalar PDF ve XML formatlarında hazırlanır. Alıcıya dijital olarak gönderilir ve aynı zamanda GİB’e raporlanır. E-Arşiv uygulaması, kağıt fatura düzenlemenin getirdiği maliyetleri ortadan kaldırarak hem ekonomik hem de çevresel fayda sağlar.

E-Arşiv Sisteminin Avantajları

• Maliyet Tasarrufu: Kağıt, baskı, kargo ve arşivleme maliyetlerini azaltır.

• Kolay Erişim: Faturalar dijital ortamda saklanır ve hızlıca ulaşılabilir.

• Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak doğaya katkı sağlar.

• Yasal Güvence: Mali mühür ve elektronik imza ile güvence altına alınır.

• Kolay Raporlama: Tüm faturalar elektronik ortamda takip edilebilir.

• Hızlı Gönderim: Faturalar anında e-posta ile alıcıya ulaştırılabilir.

E-Arşiv Kullanımı Kimler İçin Zorunludur?

• E-Fatura kullanıcısı olan mükellefler, e-Fatura mükellefi olmayan kişilere veya son kullanıcılara fatura keserken e-Arşiv kullanmak zorundadır.

• Yıllık brüt satış hasılatı belirli bir eşiği aşan mükellefler (genellikle 3 milyon TL ve üzeri).

• İnternet üzerinden mal veya hizmet satışı yapan işletmeler.

• Özel entegratör firmaları.

E-Arşiv Fatura Türleri

1. B2B (Business to Business):

   • E-Arşiv mükellefi olmayan firmalara kesilen dijital faturadır.

   • Fatura, e-posta yoluyla iletilir ve GİB’e raporlanır.

2. B2C (Business to Consumer):

   • Son kullanıcıya (tüketiciye) kesilen dijital faturadır.

   • Alıcıya e-posta ile gönderilir.

E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

1. Mali Mühür Temini: İlk olarak mali mühür alınmalıdır.

2. Başvuru: GİB’in resmi sitesinden e-Arşiv başvurusu yapılır.

3. Yazılım Kullanımı: GİB tarafından onaylı özel entegratör firmalarından bir yazılım seçilir.

4. Fatura Oluşturma: E-Arşiv faturası PDF ve XML formatlarında hazırlanır.

5. Gönderim ve Raporlama: Fatura, e-posta yoluyla alıcıya iletilir ve GİB’e raporlanır.

E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Farklar

E-Arşiv Faturanın Saklama Süresi

Vergi Usul Kanunu’na göre, e-Arşiv faturaları en az 10 yıl boyunca dijital ortamda saklanmalıdır. Bu süre zarfında faturaların bozulmadan ve erişilebilir şekilde muhafaza edilmesi zorunludur.

E-Arşiv Fatura İptali Nasıl Yapılır?

• E-Arşiv fatura düzenlendikten sonra iptal edilebilir.

• İptal işlemi, fatura düzenleme tarihinden itibaren 7 gün içinde yapılmalıdır.

• İptal edilen faturalar, iptal edilenler listesine eklenir ve GİB’e bildirilir.

E-Arşiv Faturanın Yasal Dayanağı

• Vergi Usul Kanunu (VUK) 433 Sıra No’lu Tebliğ: E-Arşiv faturalarının düzenlenmesi ve raporlanması ile ilgili esasları belirler.

• Türk Ticaret Kanunu (TTK): Elektronik belgelerin delil niteliği ve saklanması ile ilgili düzenlemeleri içerir.

E-Arşiv Fatura Örneği Nasıl Olmalıdır?

Bir e-Arşiv faturasında şu bilgiler yer almalıdır:

• Fatura tarihi ve numarası

• Satıcı ve alıcı bilgileri

• Mal/hizmetin tanımı ve tutarı

• Vergi oranları ve tutarları

• Toplam tutar

• Mali mühür veya elektronik imza

Sıkça Sorulan Sorular

1. E-Arşiv faturası kağıt olarak düzenlenebilir mi?

   • Hayır, e-Arşiv faturaları yalnızca dijital ortamda oluşturulup iletilir. Ancak talep edilirse PDF olarak yazdırılabilir.

2. E-Arşiv faturası kimlere gönderilebilir?

   • E-Fatura mükellefi olmayan firmalara ve son kullanıcılara gönderilebilir.

3. E-Arşiv fatura iptali nasıl yapılır?

   • İptal işlemi, düzenleme tarihinden itibaren 7 gün içinde GİB portalı üzerinden yapılabilir.

4. E-Arşiv fatura düzenleme sınırı nedir?

   • GİB tarafından belirlenen günlük ve yıllık tutar sınırlarına dikkat edilmelidir.

5. E-Arşiv faturası ile e-Fatura aynı mıdır?

   • Hayır, e-Arşiv faturası e-Fatura mükellefi olmayanlara gönderilir. E-Fatura ise sadece mükellefler arasında kullanılır.